Microsoft 365 Employee Offboarding checklist

اتخاذ القرارات أولاً: الوصول والبيانات والرخصة

وهناك ثلاثة قرارات مختلفة وقت المغادرة إلى هنا: ما هي النظم التي تعملون بها، والتي ستتولّى بياناتهم، وما هي التراخيص التي ستُطلق. ويمكن أن يؤدي إلى فقدان غير ضروري للبيانات أو فتح سبل الوصول إلى معالجة مثل عملية واحدة لحذف المستخدمين. Microsoft دليل إدارة حسابات الموظفين القديمة ويعالج أيضاً مسألة منع الوصول وحماية البيانات والحساب غير المكتمل كخطوات منفصلة.

إن اقتراح كواد بليسيم هو فتح سجل واحد لكل فرد. سوف تجدون الطلب المأذون به في التسجيل، وقت المشي، حساب الهوية، شخص وضابط الإغلاق لتولي البيانات. (أ) المعلومات اللازمة فقط للملحق التقني؛ لا تضيف جميع ملفات الموظفين لطلب الدعم. وإذا كان هناك حدث حساب مريب، فإن ذلك يخلق تدخلاً منفصلاً عن التدفق الطبيعي.

• الموافقة على إقفال باب الوصول: الموارد البشرية أو المدير المأذون به.
• الموافقة على الدوريات المتحركة والبريدية: وحدة الأعمال التجارية ذات الصلة ومراقب البيانات.
• التطبيق التقني والأدلة: موظفو تكنولوجيا المعلومات المأذون لهم.

1 التوقيع على قوائم الدخول، وكذلك تناول الدورات الحالية

التحقق من المستعمل الصحيح في مركز الإدارة؛ إيلاء الاهتمام للأسماء المشابهة أو الحسابات المشتركة. وسجل المستعملين الفعال في مركز إدارة مايكروسوفت 365 يعرقل عمليات الدخول وإعادة تحديد كلمات السر والخروج من جميع الدورات. وينبغي أن يكون دور المدير المستخدم كافيا للحساب المستهدف؛ ولا ينبغي منح إذن كبير غير ضروري للعمليات اليومية.

مايكروسوفت)(ويوضح أن هذه العمليات لا يمكن إنجازها في آن واحد في كل طلب. لذلك، قمت بحجب " لقد تم إغلاقه في كل مكان على الفور " ولا أغلق السجل بالافتراض. تخطيط مسؤوليات الدليل المحلي مع الجانب السحابي في بيئات متزامنة مع دليل النشاط المحلي.

إضافة إلى ذلك وثيقة إلغاء صلاحية الدخول إلى شركة مايكروسوفتوتنص على أن الطلب قد يختلف عن دورات " إنترا " مع بسكويت جلساتها الخاصة. قد تحتاج إلى جلسات منفصلة أو إلغاء المستخدمين في إدارة المخاطر المؤسسية، وشبكة البرامج المواضيعية وغيرها من تطبيقات نظام سايس. تحقق من حسابات التطبيقات المحلية التي لا ترتبط بحساب الشركات من المخزون.

التدبير الختامي: ويكتب المراقب عن تكنولوجيا المعلومات سجل المهام الذي يطبق فيه الحجب، كما يجري استعراض دورات التطبيقات الحيوية. ليس هناك ثورة بإعطاء كلمة سر للمستعمل القديم إلى موظف آخر

2. اختيار ترتيبات تسليم البريد الإلكتروني وفقا لاحتياجات الأعمال التجارية

وتتوقف كيفية نقل البريد الإلكتروني على احتياجات المؤسسة. - إذا طُلب من رسائل جديدة أن تصل إلى مسؤول آخر؛ إذا كنت بحاجة إلى وصول الفريق إلى المراسلات السابقة، يتم تقييم خيارات صندوق البريد المشترك. وهذه النتائج لا تسفر عن نفس النتائج. Microsoft دليل الدوريات البريدية واستناداً إلى إعادة توجيه الرسائل الجديدة الواردة، فإن التحويل إلى صندوق البريد المشترك يمكن أن يحمي البريد القديم والمعلومات التقويمية.

ولا يُرخَّص لصندوق البريد المشترك بأي حال من الأحوال: ينبغي أيضاً فحص الحجم والمحفوظات أو التخزين المستخدمة. ويذكّر بأنه لا ينبغي حذف حساب المستخدم المرتبط بالوثيقة نفسها، أو تحويل أو صندوق بريد مشترك. ولذلك، ينبغي أن يُتخذ قرار إزالة الترخيص أو الحساب بعد تصحيح طريقة البريد المختارة.

اقتراحنا العملي هو تحديد التاريخ الكتابي للشخص الموروث والانتهاء من الوصول. لا تفتح أي إعادة توجيه خارجية؛ لا تحمل مراسلات العملاء إلى عناوين البريد الإلكتروني الشخصية تحديد المسؤولية الجديدة للاجتماعات وحجز الغرف في الجدول الزمني. (ب) هيكل مؤسسة اختبار الديف بأسلوب معتمد؛ ولن يبدأ هذا الدليل تلقائياً تقديم أي رسالة إلكترونية حقيقية.

3 ملكية الخطة قبل حذف ملفات OneDrive

ويمكن أن يظل ملف العرض أو ملف المشروع، الموجود في منطقة " OneDrive " للشخص، متماشيا مع إقفال الحساب. (ب) إزالة قائمة بيانات العمل أولاً؛ تقرر ما هو المحتوى الذي سينقل إلى منطقة الفريق المشترك ومن سيصل إليها. أعطِ كُلّ مكان شخصي تصريح محدود للحاجة إلى الإفتتاح للجميع.

Microsoft دليل دورية البيانات من طراز OneDrive وتوقعيُفسّرُ توفيرَ وصول مرخص إلى ملفاتِ المستعملِ القديمِ ونقل الملفاتِ التي سَتُحمّى. وفي الوثيقة، هناك تحذير من أن الملفات ذات التاريخ الإصداري لا يمكن نقلها إلا إلى النسخة الأخيرة في عملية النقل أو النسخ. التحقق من أن تاريخ النسخ محمية حقا باختيار ما إذا كان مهما من حيث العمل.

وبما أن المستخدمين المحذوفين يرتبطون بوقت تخزين الأحاديث لأماكن المستأجرين، فإنهم لا ينتقلون بالاعتماد على وقت واحد ينظر إليه على الإنترنت. تحقق من وضع التخزين الحالي وسياسات الحماية التطبيقية في المؤسسة. أضف قائمة الملفات، وموقع جديد، وصاحب الدخول، واختبار فتح العينات لسجل إغلاقها. بعد أن تنتهي صلاحية الإصدار المؤقت، يتم إزالتك

وينبغي أن تتخذ سلطات المنظمة قرارات بشأن الانسحاب والمحفوظات والتخزين. ولا يوصي هذا المحتوى بفترة معينة للاحتفاظ القانوني؛ ألقِ نظرة على أخصائي مؤسستك من أجل التزامات خاصة

4. تذكر الأجهزة و الدخول خارج ميكروسوفت 365

والقائمة التالية هي اقتراح الرقابة التنفيذية المقدم من كواد بليشيم؛ ولا تحل وثيقة منتج ميكروسوفت محل الخطوات الإلزامية. تطبيقه باختيار النظم في قائمة جردك

• الأجهزة: وفروا حالة توصيل الحواسيب المحمولة والهواتف والمفاتيح الأمنية.
• الوصول إلى الشبكة: تحقق من شبكة البرامج المواضيعية، والدعم عن بعد، والشبكة اللاسلكية.
• تطبيقات الأعمال التجارية: Review CRM, accounting, file sharing and user gates.
• الحسابات الرسمية: :: تحديد المسؤولية الجديدة عن التشغيل الآلي أو حسابات الخدمات التي يديرها الموظف.
• الوصول المشترك: إعداد خطة بديلة آمنة عن طريق استعراض المعالين إذا كان هناك سر مشترك حقا.

The delivery of the company tool is not the same operation with enterprise data located on the personal instrument. ولا ينبغي الشروع في العودة مثل الحذف عن بُعد دون تصحيح العمليات الصعبة، وملكية الأجهزة والإذن. كما أن تغيير كلمة السر للتشغيل الآلي المشترك بدون خطط يمكن أن يوقف عمل الأفرقة الأخرى. ولهذا السبب، فإنها توفر تدفقا أكثر أمانا للعمل من أجل توفير واحدة من الولايات " الثابتة " أو " المطلوبة " لكل منها.

5 تقدّر الرخصة الأخيرة وإغلاق العمل بالأدلة

ومن المفيد تخفيض تكلفة الترخيص؛ ولكن ليس من المناسب البدء في إزالة الترخيص دون أن تكون هناك طريقة معينة لنقل البريد والملف المطلوب حمايته. وتختلف عمليات حذف المستعمل وسحب الرخص وتحويل صندوق البريد. وينبغي تقييم الإمكانية وتأثير الخدمات من خلال العمليات المختارة والأوضاع المؤسسية.

وينبغي أن تستجيب المراقبة الختامية التي تجنبناها صراحة لأربعة أسئلة: ما الذي حدث للوصول القديم؟ من الذي نقل إلى بيانات العمل؟ من هو الجهاز ومسؤوليات التطبيق؟ متى ستكون نهاية الوصول المؤقت؟ والشخص الذي ينفذ كل خط أكثر عملية للحصول على مذكرة المراقبة والأدلة القصيرة، بعد أشهر يحاول إعادة بناء العملية.

سجل المهام العينية: " تم فحص حاجز الدورة بالنسبة لحساب البيع؛ (أ) أن تكون ملفات العملاء مصممة كمدير مبيعات؛ ومن المتوقع أن يصدر قرار بنصيحة البريد؛ وتركت عملية الترخيص بعد هذا القرار. وفي هذا المثال، فإن عدم التيقن ليس مخزناً ومكتملاً، ولن تُغلق هذه الخطوة عن طريق الخطأ.

تطبيق العكس من نفس النموذج للمبتدئين، مما يجعل من الأسهل رصد ما هو سبب الوصول. المكونات الأساسية لميكروسوفت 365 و نموذج عمل اللحام الخارجي لتكنولوجيا المعلومات يمكنك أن تزيل المسؤوليات في العملية عن طريق القراءة.

الأسئلة المتكررة

هل يمكنني أن أحذف حساب الشخص المُكلف هنا على الفور؟

نفس القرار بحذف الحساب مع إغلاق الوصول إلى الشعار. (أ) قبل نقل البريد والملفات، يتم التحقق من سياسات التخزين التطبيقية وحالة الخدمات المرتبطة بها؛ وينبغي أن يصدر القرار المتعلق بإبعاد الحسابات من جانب الجهة المختصة المسؤولة بعد ذلك.

هل كلمة السر تسحب فوراً من جميع التطبيقات؟

ولا يوجد هذا الضمان لكل طلب. ويمكن أن تعمل الجلسات المفتوحة، والوصول إلى المعلومات والتطبيقات على نحو مختلف. وينبغي أيضاً فحص الطلبات الحرجة المقدمة من أطراف ثالثة إلى جانب ميكروسوفت 365 وخطتي مايكروسوفت للدخول.

هل يمكنني تطبيق قائمة التحكم هذه على مُقدّم خدمات تكنولوجيا المعلومات؟

وإذا حددت مؤسستكم الإذن اللازم والمسؤوليات المفتوحة، يمكن تقديم طلب تقني إلى مقدِّم خدمات تكنولوجيا المعلومات. وينبغي أن تظل القرارات المتعلقة بنقل البيانات وتخزينها في الأشخاص المأذون لهم من منظمتكم؛ وينبغي أن تؤخذ المعاملات التي تتم في الغليان.

الموارد التقنية

• Microsoft: Remove old employee and protect data
• Microsoft: Blocking login
• Microsoft Entra: Cancel user access
• Microsoft: Email patrol and shared mail box
• Microsoft: OneDrive and Outlook data patrol

المصدر: 18 تشرين الأول/أكتوبر 2026. ومن الأمثلة على سجلات المهام والعمليات التوصيات الأصلية التي قدمها كواد بليشيم؛ المسؤول ليس معيار ميكروسوفت أو ضمان أمني.